El Archivo Histórico Nacional en su historia ha contado con personal escaso para el procesamiento técnico y descripción de los fondos. La organización de fondos documentales recibidos de forma desordenada desde las oficinas productoras siempre significó un reto; documentación interna refiere documentos dispersos, en paquetes y hojas sueltas, sin observar el principio de procedencia. Sin embargo puede verse resultados de un trabajo permanente en las guías de fondos publicados en 1994, en la que se puede ver una clasificación e identificación de los todos los documentos.

La descripción atravesó diferentes etapas: inventarios incipientes útiles para las transferencias; la indización y catalogación o transcripción de la Presidencia de Quito; y, la catalogación de las series documentales, que contó con una sola persona por muchos años, según refiere Vasco en 2002; finalmente suspendida, ha limitado la publicación de este instrumento de descripción a trabajos preparados hasta 2008.